Conservazione a norma: digitalizzazione e regolamentazione

4 Giugno 2019

In che modo rispondere alle esigenze di piccole, medie imprese e dei liberi professionisti?

Il tema della Conservazione a norma dei documenti informatici è noto e conosciuto alle aziende che hanno approcciato il mondo digitale. Il senso è semplice: come i documenti cartacei che abbiano importanza legale o fiscale vengono tenuti da parte nei classici quadernoni ad anelli, custoditi in armadi o cassettiere, così i documenti che nascono digitali vengono conservati a norma nelle infrastrutture tecnologiche dei Conservatori Accreditati.

Conservazione cartacea e conservazione a norma non sono però esattamente la stessa cosa. L’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale identifica infatti la conservazione dei documenti informatici come “l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici” in modo da garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità degli stessi per fini probatori.

La validità probatoria è assicurata tramite l’apposizione sul documento informatico della marca temporale, nonché della firma elettronica, garantendo così l’immodificabilità del documento stesso. I file conservati devono poi poter essere visionati per tutto il periodo di conservazione, quando e qualora ne sorga l’esigenza.

I benefici immediati che questa soluzione offre sono molteplici e possono essere riassunti in una serie di risposte ad una moltitudine di esigenze:

  • gestione sicura dell’intero processo di Conservazione e dei relativi adempimenti normativi
  • eliminazione dei costi di stampa
  • eliminazione del tempo destinato all’archiviazione e alle successive ricerche
  • recupero degli spazi destinati agli archivi
  • drastica riduzione dei costi relativi alla sicurezza della conservazione dei documenti
  • miglioramento della qualità e della disponibilità delle informazioni

Intesa (Gruppo IBM), in qualità di eIDAS Qualified Trust Service Provider, Certification Authority e Conservatore Accreditato AgID, eroga servizi di conservazione a norma dal 2004, elaborando annualmente circa 1 miliardo di pagine. Il servizio tradizionale di Intesa per la conservazione a norma, Trusted Doc, è nato e si è adeguato nel tempo per soddisfare principalmente i bisogni delle grandi realtà italiane.

Accanto a Trusted Doc, Intesa sta allargando la propria offerta in tema di conservazione a norma, con l’introduzione di un innovativo servizio “Self”, parte della suite Selftrust, studiato appositamente per le PMI e per i professionisti. Il nuovo servizio è standard e flessibile, progettato partendo da asset proprietari, attivabile in pochi semplici passi e con un’interfaccia davvero accattivante e intuitiva. Semplicità e novità non significano meno sicurezza: la base è sempre la solida infrastruttura Intesa, contenuta nelle server farm della capogruppo IBM.

Nasce appositamente per soddisfare le necessità delle PMI italiane e degli studi professionali, categorie che hanno processi e documenti molto variabili e grazie a questo nuovo servizio potranno con pochi semplici click, inviare in conservazione qualsiasi tipologia di documento: dalle fatture attive e/o passive, alle e-mail e/o PEC, sino ai libri contabili, nonché documenti formali (contratti, offerte, ricevute, corrispondenze, estratti conto, modello 730, modello unico).

Inviare in conservazione uno o più documenti è semplicissimo: è sufficiente effettuare l’upload di uno o più documenti da conservare tramite l’apposito spazio e stabilire i metadati per la conservazione (se il documento li contiene già nel nome file tramite una naming convention non sarà necessario indicarli). Il documento è quindi immediatamente inviato in conservazione. È possibile inoltre caricare documenti da remoto (da smartphone o tablet) e, se i file non contengono i metadati, rimarranno in uno stato di bozza fino a quando non verrà effettuato l’accesso e non verranno definiti i metadati. A questo punto, per inviare il documento in conservazione, sarà solo necessario accedere alla piattaforma in qualunque momento e indicare i metadati.  

I metadati sono informazioni necessarie alla ricerca del documento inviato in conservazione. Esempi di metadati obbligatori per i documenti formali sono: Tipo documento, Anno di Riferimento, Mese di riferimento, Periodo, Versione, ecc.

La compilazione dei metadati può avvenire quindi manualmente, ma anche tramite automatismi che limitano l’attività manuale. In particolare, è possibile inviare in conservazione documenti corredati dal proprio file metadati o caricare documenti che abbiano una naming convention tale da indicare già i metadati. In questo modo l’attività di redazione del Cliente sarà meno onerosa.

La piattaforma Selftrust, su cui poggia il servizio, è concepita secondo una logica “open”, consente anche di inviare e/o visionare i documenti conservati direttamente dal/sul proprio gestionale tramite l’utilizzo di web services, per spingere al massimo il livello di automazione del servizio.

Ai fini di utilizzare la piattaforma in modo semplice e user friendly è possibile definire anche i cosiddetti tag di ricerca (oltre ai metadati), ovvero altre informazioni completamente personalizzabili, relative a quel documento specifico, che consentono di identificarlo e ricercarlo ancora più velocemente e in modo univoco.

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