La conservazione a norma dei documenti doganali
Per quanto tempo devono essere conservate le attestazioni di origine e le dichiarazioni dei fornitori?
Cosa sono le attestazioni e le dichiarazioni di origine preferenziale? Come e per quanto tempo devono essere conservate? Vediamolo in questo articolo.
In questo articolo scoprirai:
Le attestazioni di origine preferenziale sono documenti molto importanti per le aziende che commerciano prodotti a livello internazionale. Assieme alle relative dichiarazioni dei fornitori, la produzione di questi documenti è regolata dalla normativa UE per la circolazione delle merci e il libero scambio, e possono quindi essere oggetto di controlli da parte delle autorità doganali. La conservazione e il reperimento delle attestazioni di origine e delle relative dichiarazioni di origine preferenziale dei fornitori (se ne vedrà in seguito la differenza) sono dunque attività fondamentali per chi si occupa di export delle merci. Questi documenti devono essere conservati a norma? Per quanto tempo?
Vediamo di seguito cosa sono le attestazioni e le dichiarazioni di origine preferenziale, come conservarle e per quanto tempo.
Cos’è la dichiarazione di origine preferenziale e a cosa serve
L’attestazione di origine è un documento che può accompagnare le merci che vengono scambiate tra paesi che hanno stipulato “Accordi di libero scambio”, come quelli che vigono all’interno dell’UE o che l’UE stessa ha con paesi extracomunitari (in modo unilaterale o bilaterale), ed è un documento utile sia all’esportatore che all’importatore perché permette di ottenere una riduzione o un’esenzione dei dazi doganali. L’attestazione di origine può essere prodotta solo dai cosiddetti “esportatori autorizzati”, per i quali è sufficiente inserire la dichiarazione in fattura. In alcuni casi, tuttavia, l’esportatore deve raccogliere e conservare anche le “dichiarazioni di origine dei fornitori”. Esiste quindi una differenza sostanziale tra le attestazioni di origine e le dichiarazioni di origine preferenziale dei fornitori, sebbene talvolta la terminologia utilizzata sia la stessa.
Cos’è e a cosa serve la dichiarazione di origine preferenziale dei fornitori
Nel caso in cui l’esportatore non coincida con il produttore delle merci, o le merci esportate siano prodotte a partire da altre merci o materie prime, l’esportatore dovrà infatti richiedere una dichiarazione del fornitore o dei fornitori che hanno “contribuito” all’ottenimento del prodotto finale.
La dichiarazione di origine preferenziale serve a dichiarare che un determinato prodotto proviene da un determinato Paese e deve essere inviata dall’azienda che ha fornito le materie prime o le componenti all’azienda esportatrice. Alcune delle merci esportate, infatti, possono essere il risultato di una trasformazione di altri prodotti. Per esempio, una bicicletta può essere assemblata in Italia con componenti provenienti dalla Cina. Le biciclette, al momento dell’esportazione, avranno origine italiana o cinese?
Per poter dichiarare che un prodotto proviene da un determinato Paese (e quindi ha un’origine preferenziale), i prodotti esportati devono poter essere considerati sufficientemente lavorati sulla base di parametri presenti negli accordi di libero scambio, ed è necessario che la dogana possa verificare se la trasformazione avvenuta è effettivamente sufficiente.
L’esportatore, dunque, nel caso in cui non coincida con il produttore diretto delle materie prime, deve sempre richiedere ai fornitori una dichiarazione scritta che specifica l’origine delle componenti o delle materie prime.
Le dichiarazioni dei fornitori possono essere “a fornitura” o “a lungo termine” nel caso di forniture regolari. In questo secondo caso la dichiarazione dei fornitori può avere una validità massima di due anni.
Come ottenere la dichiarazione dei fornitori per l’origine preferenziale
Per l’esportatore dunque è indispensabile coinvolgere il o i fornitori nell’acquisizione di queste dichiarazioni all’occasione della singola fornitura o periodicamente ogni due anni nel caso di forniture continue. Sfortunatamente questo lavoro, nella maggior parte dei casi, richiede molto tempo di controllo “manuale” delle dichiarazioni, della loro scadenza e di solleciti ai vari fornitori.
Attestazioni di origine e dichiarazioni dei fornitori: per quanto conservarle?
Le attestazioni di origine e le dichiarazioni di origine preferenziale dei fornitori devono obbligatoriamente essere conservate dagli esportatori per almeno 4 anni. Non esiste invece un obbligo di conservazione delle dichiarazioni dei fornitori da parte dei fornitori stessi, ma le autorità doganali potrebbero richiedere direttamente a loro questi documenti in caso di verifica: è quindi consigliabile che anche il fornitore conservi a norma le dichiarazioni rilasciate, sempre per un periodo di almeno 4 anni.
Intesa, a Kyndryl Company, in qualità di Qualified Trust Service Provider offre una soluzione di conservazione a norma e gestione dei documenti che si può adattare alle esigenze del mercato. Utilizzare una soluzione di conservazione a norma per i documenti doganali permette di ottenere numerosi vantaggi, tra cui:
- possibilità di trovare e reperire i documenti più facilmente
- sicurezza della corretta archiviazione
- sicurezza tecnologica rispetto alla loro cancellazione / smarrimento
- garanzia di integrità e immodificabilità dei documenti
La conservazione a norma per i documenti doganali, per le attestazioni di origine e per le dichiarazioni dei fornitori è quindi la soluzione ideale per archiviare e reperire questi documenti con grande facilità e sicurezza.
