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14.04.2020

Firmare contratti online: una prassi sempre più diffusa

Contratti a distanza e firma digitale

Quali sono i benefici per chi sfrutta sistemi che introducono un’esperienza di firma completamente digitale? La firma di un contratto online permette di stipulare contratti a distanza dalla valenza legale, scopri tutti i vantaggi.

Semplicità, velocità e sicurezza sono le fondamenta della firma dei contratti online. Sempre più spesso, soprattutto con il diffondersi degli operatori che offrono i loro servizi anche o totalmente tramite internet (banche, assicurazioni, telco, ecc…), è possibile firmare contratti in modalità totalmente digitale, operando sempre nel rispetto della normativa vigente in materia.

Tutti i vantaggi della firma digitale nei contratti online

Online e digitale sì, ma anche possibilità di operare in mobilità, da tablet e da smartphone, in qualunque luogo e a qualsiasi ora. Quindi, benefici per i clienti da un lato ma anche ricadute positive sulle attività di backoffice di coloro che offrono il servizio. Non vanno infatti trascurate la possibilità di gestire gli archivi aziendali in maniera molto più efficiente, con immediata condivisione dei documenti digitali e la netta riduzione del numero dei contenziosi, grazie alla presenza di documenti digitali con valore legale, opponibili a terzi.

Firmare contratti online, ovvero generare “contratti digitali”, significa produrre documenti in forma elettronica con l’ausilio di strumenti informatici, quindi senza l’uso o lo scambio di carta. Questa prassi è possibile grazie all’impiego della firma elettronica qualificata (FEQ), riconosciuta legalmente e che viene impiegata con ottimi risultati per stipulare contratti a distanza, senza che le parti siano fisicamente presenti nello stesso luogo e nello stesso istante. La firma di contratti verso una moltitudine di soggetti, caratteristica della compravendita effettuata sul web, dà avvio ad azioni compiute con estrema velocità e massima tutela grazie alla sicurezza che le varie piattaforme internet mettono in campo.

La firma dei contratti online secondo questa modalità offre un netto miglioramento della Customer Experience ma, a detta di coloro che hanno già deciso di adottare queste innovative procedure, fa registrare miglioramenti tangibili anche lato azienda.

Quali imprese potrebbero trarre il massimo beneficio dalla firma del contratto online?

Tutte le società, gli enti o gli organismi che hanno bisogno di stipulare e far firmare contratti per poter successivamente erogare i loro servizi. Sono infatti molte le realtà che possono trarre vantaggi dalla firma dei contratti online. Un esempio sono le società di servizi che devono far firmare i contratti ai distributori della propria rete di vendita, o anche solo un rinnovo contrattuale: sono molteplici i casi in cui è possibile applicare la stipula dei contratti online, da tablet o da smartphone.

Con la firma digitale diventa semplice stipulare contratti a distanza

Le aziende che hanno deciso di utilizzare la firma digitale per stipulare contratti online hanno ben chiari vantaggi che ne derivano, anche lato cliente. Per molti utenti è sinonimo di immediatezza: basta collegarsi al portale web, compilare le voci richieste e firmare elettronicamente il documento, raggiungendo così il proprio obiettivo in tempi rapidissimi. Tutto questo avviene senza recarsi fisicamente in ufficio o presso uno sportello e soprattutto senza dover stampare e scannerizzare i vari fogli dei documenti. La firma scannerizzata viene sostituita dalla firma digitale con pieno valore legale.  Si tratta di un processo totalmente dematerializzato e digitalizzato.

Contratti online: hanno valore legale?

Varie aziende effettuano la vendita dei propri prodotti o servizi tramite la rete internet, predisponendo il contratto in modalità digitale. Specialmente nelle relazioni B2B si rende necessaria l’imputabilità e l’immodificabilità del documento, per queste ragioni l’uso della firma elettronica diviene essenziale.

Il “contratto digitale”, sottoscritto secondo queste modalità, ha pieno valore legale. Infatti «il documento elettronico sottoscritto con firma digitale, o firma elettronica avanzata, fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritto, quindi ha il valore della scrittura privata riconosciuta»*.

Il legislatore attribuisce invece al documento con firma “leggera”, come ad esempio username e password, solo il valore della forma scritta, ma dal punto di vista dell’efficacia probatoria non dà un valore preciso, lasciando al giudice la valutazione in base ad evidenze concrete che possono cambiare di volta in volta e che quindi non possono essere note alle controparti in fase di firma, esponendo entrambi al giudizio del giudice in caso di contenzioso.

Attenzione quindi alla scelta. “Prevenire è meglio che curare!” oppure “Tentar non nuoce!”… forse.

Con Intesa, tutte le aziende possono stipulare contratti online

Stipulare i contratti online potrebbe essere un vantaggio per la tua azienda? In quale modo potresti attivare la stipula dei contratti a distanza, velocizzando la gestione interna e rendendo più semplice il servizio per i tuoi clienti? Contatta Intesa (IBM) punto di riferimento per aziende e professionisti che desiderano ottimizzare i processi aziendali e digitalizzare i propri servizi. Dalla firma elettronica semplice alla firma grafometrica, scopri tutte le soluzioni di firma a tua disposizione.

 

A cura di Stefania Sangregorio – Digital & Social Marketing Manager, Intesa (Gruppo IBM)

 

*Fonte: www.diritto.it

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La firma digitale ha valore legale?

Sì, solo se “firma digitale” significa ciò che è descritto all’art. 1 del “Codice dell’amministrazione digitale” (CAD).
Se invece per “firma digitale” si intende una semplice firma su tablet in presenza, ti consigliamo di rivolgerti ad esperti che possano valutare se le applicazioni e la procedura che stai usando garantiscono la validità della firma: è indispensabile che il firmatario sia riconosciuto, associato alla firma in modo univoco e che il documento firmato non si possa più modificare successivamente.

La firma digitale ha valore nei contratti?

Se stai usando una firma digitale, elettronica avanzata o elettronica qualificata come descritte dal Codice dell’Amministrazione Digitale, la firma digitale ha valore legale nei contratti.
Tieni presente che per “firma digitale” e “firma elettronica” non si intende necessariamente la firma disegnata con pennino su tablet o computer (in questo caso si parla piuttosto di “firma grafometrica”), ma può trattarsi anche di un token o una smart card.

Si possono firmare i contratti su smartphone?

Sì. Se usi delle applicazioni per il telefono associate a una procedura di firma digitale, elettronica avanzata o elettronica qualificata, puoi firmare i contratti anche su smartphone.

Come posso far firmare un contratto da lontano?

Per far firmare un contratto a distanza è necessario dotarsi di applicazioni certificate di firma digitale, elettronica avanzata o elettronica qualificata.
Chi firma deve essere riconosciuto e associato alla firma in modo univoco, e il contratto firmato non può più essere modificabile, garantendone l’integrità.

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