Firmare contratti online: una prassi sempre più diffusa

23 febbraio 2017

Quali sono i benefici per chi sfrutta sistemi che introducono un’esperienza di firma completamente digitale?

Semplicità, velocità e sicurezza sono le fondamenta della firma dei contratti online. Sempre più spesso, soprattutto con il diffondersi degli operatori che offrono i loro servizi anche o totalmente tramite internet (banche, assicurazioni, telco, ecc…), è possibile firmare contratti in modalità totalmente digitale, operando sempre nel rispetto della normativa vigente in materia.

Firmare contratti online

Online e digitale sì, ma anche possibilità di operare in mobilità, da tablet e da smartphone, in qualunque luogo e a qualsiasi ora. Quindi, benefici per i clienti da un lato ma anche ricadute positive sulle attività di backoffice di coloro che offrono il servizio. Non vanno infatti trascurate la possibilità di gestire gli archivi aziendali in maniera molto più efficiente, con immediata condivisione dei documenti digitali e la netta riduzione del numero dei contenziosi, grazie alla presenza di documenti digitali con valore legale, opponibili a terzi.

Firmare contratti online, ovvero generare “contratti digitali”, significa produrre documenti in forma elettronica con l’ausilio di strumenti informatici, quindi senza l’uso o lo scambio di carta. Questa prassi è possibile grazie all’impiego della firma elettronica qualificata (FEQ), riconosciuta legalmente e che viene impiegata con ottimi risultati per stipulare contratti senza che le parti siano fisicamente presenti nello stesso luogo e nello stesso istante. La firma di contratti verso una moltitudine di soggetti, caratteristica della compravendita effettuata sul web, dà avvio ad azioni compiute con estrema velocità e massima tutela grazie alla sicurezza che le varie piattaforme internet mettono in campo.

La firma dei contratti secondo questa modalità offre un netto miglioramento della Customer Experience ma, a detta di coloro che hanno già deciso di adottare queste innovative procedure, fa registrare miglioramenti tangibili anche lato azienda.

Quali sono le imprese che potrebbero trarne il massimo beneficio?

Tutte le società, gli enti o gli organismi che hanno bisogno di stipulare e far firmare contratti per poter successivamente erogare i loro servizi. Sono infatti molte le realtà che possono trarre vantaggi dalla firma dei contratti online. Un esempio sono le società di servizi che devono far firmare i contratti ai distributori della propria rete di vendita, o anche solo un rinnovo contrattuale: sono molteplici i casi in cui è possibile applicare la stipula dei contratti online, da tablet o da smartphone.

Firmare contratti online

Le aziende che hanno deciso di avviare questa pratica hanno ben chiara questa situazione e soprattutto i vantaggi che ne derivano, anche lato cliente. Per molti utenti è sinonimo di immediatezza: basta collegarsi al portale web, compilare le voci richieste e firmare elettronicamente il documento, raggiungendo così il proprio obiettivo in tempi rapidissimi. Tutto questo avviene senza recarsi fisicamente in ufficio o presso uno sportello e soprattutto senza dover stampare e scannerizzare i vari fogli dei documenti. Si tratta di un processo totalmente dematerializzato e digitalizzato.

Varie aziende effettuano la vendita dei propri prodotti o servizi tramite la rete internet, predisponendo il contratto in modalità digitale. Specialmente nelle relazioni B2B si rende necessaria l’imputabilità e l’immodificabilità del documento, per queste ragioni l’uso della firma elettronica diviene essenziale. Il “contratto digitale” sottoscritto secondo le modalità descritte, ha pieno valore legale. Infatti «il documento elettronico sottoscritto con firma digitale, o firma elettronica avanzata, fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritto, quindi ha il valore della scrittura privata riconosciuta»1. Invece, il legislatore attribuisce al documento con firma “leggera”, come ad esempio username e password, solo il valore della forma scritta, ma dal punto di vista dell’efficacia probatoria non dà un valore preciso, lasciando al giudice la valutazione in base ad evidenze concrete che possono cambiare di volta in volta e che quindi non possono essere note alle controparti in fase di firma, esponendo entrambi al giudizio del giudice in caso di contenzioso.

Attenzione quindi alla scelta. “Prevenire è meglio che curare!” oppure “Tentar non nuoce!”… forse.

 

1 www.diritto.it

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