La fatturazione elettronica tra privati: verso lo SdI e oltre

19 aprile 2018

Gestione completa della fatturazione attiva e passiva per aziende e studi professionali.

Si avvicinano le scadenze per adeguare i propri sistemi di fatturazione elettronica alla Legge di Bilancio 2018: l’Agenzia delle Entrate ha inviato di recente alle principali Associazioni italiane una nota informativa in relazione all’imminente entrata in vigore delle nuove normative.

Le misure, che rientrano nel piano adottato dal Governo per contrastare l’evasione fiscale e le frodi IVA nel nostro Paese, vedono coinvolte tutte le aziende: a partire dal 1° luglio 2018, quelle che devono adempiere all’obbligo per le operazioni di compravendita di carburanti e per le operazioni effettuate nell’ambito delle catene di subappalti con cliente finale una PA; dal 1° gennaio 2019 le società di tutti gli altri settori merceologici.

Fattura B2B, una nuova tappa nel percorso di digitalizzazione del Paese

La normativa prevede che tutte le fatture B2B tra privati vengano emesse o ricevute in formato esclusivamente elettronico, assicurando l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità dei documenti dal momento della loro emissione fino al termine del periodo di conservazione [D.P.R. 633/1972, art. 21, comma 3]. Le fatture nel formato XML (oggi in vigore per le fatture verso la PA) dovranno essere trasmesse ai propri clienti residenti, stabiliti o identificati in Italia, attraverso il Sistema di Interscambio, messo a disposizione dell’Agenzia delle Entrate stessa.

“Si tratta di una nuova tappa nel percorso di digitalizzazione del sistema italiano, che prevede l’affiancamento di una macchina istituzionale a quella già da tempo attivata dagli operatori come Intesa, che attraverso l’EDI (Electronic Data Interchange) e i servizi di delivery multicanale hanno permesso ai propri clienti di inviare e ricevere fatture, ma anche altri documenti di business quali ordini, conferme d’ordine, bolle di consegna e via discorrendo” – racconta Luigi Traverso, Responsabile Offering Dematerializzazione e B2B di Intesa.

Digital transformation in action: la compliance prima di tutto

Le modalità di colloquio con il Sistema di Interscambio (SdI) possono avvenire mediante una casella PEC oppure tramite un canale web service o ftp; quest’ultima modalità di colloquio automatico richiede l’accreditamento preventivo presso lo SdI. Intesa è accreditata al Sistema di Intercambio e può agire in qualità di intermediario abilitato, indirizzando le esigenze sia di aziende con grandi volumi di fatture sia di quelle con volumi minori.

“Il ruolo di Intesa di terzo intermediario qualificato garantisce ai Clienti un servizio certificato e completo, senza bisogno di accreditarsi al Sistema di Interscambio e gestire canali trasmissivi, creare file XML di legge e gestire la conservazione delle fatture” spiega Luigi Traverso. “Oltre ai sistemi di invio e di ricezione delle fatture B2B tramite SdI, sono già attivi i servizi di traduzione da formati privati o standard (EDI) a XML B2B, quelli di firma digitale qualificata del documento al fine di garantirne autenticità ed integrità, nonché quelli di conservazione per adempiere sia ai fini civilistici della fattura che a quelli di eventuale opposizione in contenziosi tributari”.

I clienti di Intesa possono avvalersi inoltre di un portale di monitoraggio degli stati della fattura sulla base delle notifiche dello SdI, di portali di gestione delle fatture attive scartate e delle fatture passive da rifiutare, di portali per le PMI che prevedono la gestione del ciclo attivo tramite digitazione delle informazioni (data entry) o il caricamento online (upload) dei pacchetti di fatture e di portali di gestione della ricezione del ciclo passivo con trasformazioni in diversi formati e relativa conservazione per entrambi i cicli.

Verso lo SdI e oltre: l’interoperabilità a livello europeo

L’obbligo di fatturare elettronicamente fra i privati sancito a livello italiano si colloca nel più ampio ambito europeo, orientato alla creazione di un sistema unico di scambio delle fatture standardizzato per tutti i paesi della UE; la norma europea EN 16931-1 specifica gli elementi di informazione “core” che permettono ad una fattura elettronica di garantire la conformità legale e fiscale in tutti gli Stati membri UE; questo modello di fattura elettronica sarà utilizzato nell’ambito degli appalti pubblici in Europa già a partire da novembre 2018.

Per garantirsi l’interoperabilità a livello internazionale, le aziende devono investire su soluzioni di fatturazione elettronica che prevedano la traduzione multi formato e la possibilità di trasmettere anche attraverso canali diversi; l’interoperabilità standard a livello europeo può avvenire grazie all’accesso alla piattaforma di OpenPEPPOL, l’associazione internazionale no-profit nata per garantire l’interoperabilità nello scambio di documenti elettronici in tutta Europa.

Attraverso Intesa, certificata come Access Point Peppol, i clienti e i fornitori potranno accedere alla piattaforma di e-procurement europea e scambiare documenti elettronici in formato standard UBL: ordini, fatture, conferme d’ordine, documenti di trasporto e tutti gli altri documenti che fanno parte dell’operatività aziendale.

Da obbligo ad opportunità: meglio un uovo oggi e la gallina domani

L’obbligo di gestire in modo completamente digitale il processo di fatturazione può essere interpretato come un mero adeguamento normativo, che richiede un aggiornamento tattico di tipo procedurale e tecnologico limitato al processo di fatturazione, oppure può essere considerato nell’ottica più generale di una progressiva revisione di tutti i processi aziendali, che passa dalla dematerializzazione di tutti i documenti ad uso fiscale e civilistico delle aziende, non solo le fatture.

“Dal punto di vista strategico” commenta Luca Spina, Direttore Marketing di Intesa “la normativa costituisce una grossa opportunità per fare efficienza nei propri processi interni, ottimizzando inoltre la relazione con i propri interlocutori di business: clienti, partner, fornitori e banche”.

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