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12.05.2021

Tutto quello che devi sapere sull’EDI

Hai bisogno di digitalizzare lo scambio di documenti commerciali, come fatture, bolle e DDT? Allora potresti essere interessato a implementare una soluzione EDI, la tecnologia con cui le aziende di diversi settori scambiano automaticamente fatture, ordini e documenti di trasporto per la supply chain.

In questo articolo ti spieghiamo in modo semplice che cos’è l’EDI, come funziona e come integrare l’EDI ai sistemi aziendali che hai già in uso.

Che cos’è l’EDI

EDI è l’acronimo di Electronic Data Interchange e consente alle aziende di scambiare documenti commerciali in modo automatico con i loro clienti o fornitori (partner commerciali) che utilizzano gestionali e sistemi informatici differenti.

L’EDI è quindi un “linguaggio” univoco e standard che permette lo scambio di informazioni e documenti commerciali tra le aziende in formato digitale e dematerializzato.

Alcuni esempi di documenti che si possono scambiare tramite EDI sono: ordini, fatture, bolle, documenti di trasporto, conferme di pagamento, inventari e molto altro.

Perché un’azienda dovrebbe implementare una soluzione EDI?
L’implementazione di un sistema EDI offre la possibilità, per le aziende, di automatizzare lo scambio di documenti di business con i propri trading partner (fornitori e clienti) integrandolo con i sistemi gestionali, creando così una supply chain efficiente e dinamica. In particolare, tra i vari documenti, la dematerializzazione del ciclo dell’ordine permette alle aziende di ottenere un risparmio significativo e di incrementare la velocità, accuratezza ed efficienza del processo di business.

 

Francesca Cravotto, Supply Chain Expert

Come funziona l’EDI

Per scambiare documenti commerciali con fornitori e clienti in modo digitale è possibile sfruttare l’EDI in diversi modi: tramite connessione diretta con i sistemi del partner (point-to-point), utilizzando un software specifico o utilizzando un intermediario in outsourcing (soluzione più conveniente).

Se scegli un intermediario, molto probabilmente basterà caricare i documenti, strutturati nel formato prestabilito con l’intermediario (xml, pdf…), all’interno di una semplice interfaccia web, da cui potrai controllare anche lo stato dei documenti, o con connettori automatici.

L’intermediario EDI si occuperà poi di creare la corrispondenza tra la struttura del documento originario, precedentemente mappata, e tradurli nel formato e nella struttura stabilita dal destinatario del documento.

Da EDI a ERP e viceversa, un’integrazione possibile
Dal momento che molte aziende hanno in uso sistemi di gestione fatture, ordini, DDT ed altri documenti commerciali nei propri sistemi ERP, è possibile integrare questi ultimi e l’EDI. Da questo tipo di integrazione si possono ottenere i vantaggi maggiori.

EDI, XML e API

Perché usare una soluzione EDI se esiste l’XML? Il formato XML è oggi largamente utilizzato per la trasmissione delle fatture elettroniche all’Agenzia delle Entrate tramite Sistema di Interscambio.

Le fatture elettroniche sono però solo una tipologia di documenti che possono essere scambiati tramite EDI, che invece offre la possibilità di inviare e ricevere anche documenti diversi da fatture e ordini.

Le API, invece, sono una delle alternative esistenti da utilizzare come canale di scambio tra le varie piattaforme, assieme a web services e connettori tradizionali.

Per approfondire: L’integrazione di nuove tecnologie per la Supply Chain: EDI e Blockchain

Quali sono i formati EDI più utilizzati?

ANSI X.12, EDIFACT, (usati principalmente in ambito GDO), VDA, Odette (principalmente in ambito Automotive), Tradacoms e Open Trans.

Come si integra l’EDI con SdI e NSO

L’EDI integra nei sistemi ERP anche le fatture e gli ordini che sono veicolati tramite Sistema di Interscambio – o NSO nel caso il partner commerciale sia una PA -.
Può accadere però che il Sistema di Interscambio rifiuti uno di questi due documenti, che invece arriva comunque, anche se errato, all’interno dei gestionali tramite EDI.
Come assicurarsi che i due documenti abbiano lo stesso contenuto e siano entrambi corretti? È necessario effettuare dei “controlli incrociati”. Questi controlli possono essere in parte automatizzati, se il fornitore della soluzione EDI è anche l’intermediario con il Sistema di Interscambio.

EDI e Pubblica Amministrazione: che cos’è l’infrastruttura PEPPOL

In linea con i principali progetti che mirano all’introduzione del Mercato Unico Digitale Europeo, il Ministero dell’Economia e delle Finanze ha dato indicazione (ad oggi non è obbligo di legge) alle Pubbliche Amministrazioni di servirsi dell’infrastruttura europea PEPPOL per lo scambio di documenti commerciali in formato XML UBL, come alternativa all’EDI.

Perché l’infrastruttura PEPPOL?

Grazie a questa struttura ed agli standard definiti, per qualunque operatore economico europeo è possibile partecipare a gare di appalto di una PA di un altro stato membro.

Chi deve usare PEPPOL?

Come si è detto, l’utilizzo dell’infrastruttura PEPPOL non è ancora obbligo di legge. Tuttavia, alcune PA hanno già deciso di aderire e richiedere ai propri fornitori lo scambio dei documenti con questo canale. I fornitori di queste PA avranno quindi bisogno di un access point.

Come si accede a PEPPOL?

Per utilizzare l’infrastruttura PEPPOL è necessario accreditarsi o servirsi di un fornitore terzo già accreditato. Intesa è un access point PEPPOL.

I vantaggi dell’EDI

Facilita il reperimento dei documenti

Registrazione automatica bolle e fatture

Riduce i costi
di gestione

Collegamento automatico bolle fatture

Elimina gli
errori umani

Più possibilità di allargare il business

Il costo di una soluzione EDI

Il costo di una soluzione EDI è variabile: può variare a seconda del numero di partner commerciali, del numero di documenti che devono essere trasmessi e dal loro peso, dalle trasformazioni necessarie e dalle tipologie di documenti.

Il costo di una soluzione EDI, tuttavia, è sempre ampiamente giustificato dai vantaggi che ne conseguono.

Vuoi saperne di più?
Che cos’è e a cosa serve l’EDI?

EDI è l’acronimo di Electronic Data Interchange e consente alle aziende di scambiare documenti commerciali in modo automatico con i loro clienti o fornitori (partner commerciali) che utilizzano gestionali e sistemi informatici differenti. Scopri di più

Come funziona l’EDI?

Il funzionamento dell’EDI varia a seconda delle integrazioni che si vogliono adottare e della piattaforma prescelta per effettuare lo scambio dei documenti. Se scegli un intermediario, molto probabilmente basterà caricare i documenti, strutturati nel formato prestabilito con l’intermediario (xml, pdf…), all’interno di una semplice interfaccia web, da cui potrai controllare anche lo stato dei documenti, o con connettori automatici.

Quali documenti si possono scambiare tramite EDI?

Alcuni esempi di documenti che si possono scambiare tramite EDI sono: ordini, fatture, bolle, documenti di trasporto, conferme di pagamento, inventari e molto altro. Scopri di più

Come si può implementare l’EDI?

Per implementare una soluzione EDI ti consigliamo di rivolgerti a un intermediario. che sappia tradurre i documenti in diversi formati e che consenta di integrare il sistema EDI agli ERP aziendali già in uso.

Quali sono i formati EDI più utilizzati?

I formati EDI più utilizzati sono: ANSI X.12, EDIFACT, (usati principalmente in ambito GDO), VDA, Odette (principalmente in ambito Automotive), Tradacoms e Open Trans. Scopri di più

Che rapporto c’è tra XML e EDI?

Il formato XML è oggi largamente utilizzato per la trasmissione delle fatture elettroniche all’Agenzia delle Entrate tramite Sistema di Interscambio. Con l’EDI si possono inviare e ricevere anche documenti diversi da fatture e ordini, come i documenti di trasporto e conferme di pagamento. Scopri di più

Che rapporto c’è tra API e EDI?

Le API sono una delle alternative esistenti come canale di scambio di dati tra le piattaforme, assieme a web services e connettori tradizionali. I formati EDI possono essere scambiati tramite integrazione API. Scopri di più

Che rapporto c’è tra EDI, SdI e NSO?

L’EDI integra nei sistemi ERP anche le fatture e gli ordini che sono veicolati tramite Sistema di Interscambio – o NSO nel caso il partner commerciale sia una PA -. Può accadere però che il Sistema di Interscambio rifiuti uno di questi due documenti, che invece arriva comunque, anche se errato, all’interno dei gestionali tramite EDI. Come assicurarsi che i due documenti abbiano lo stesso contenuto e siano entrambi corretti? È necessario effettuare dei “controlli incrociati”. Questi controlli possono essere in parte automatizzati, se il fornitore della soluzione EDI è anche l’intermediario con il Sistema di Interscambio.

Quanto costa una soluzione EDI?

Il costo di una soluzione EDI è variabile: può variare a seconda del numero di partner commerciali, del numero di documenti che devono essere trasmessi e dal loro peso, dalle trasformazioni necessarie e dalle tipologie di documenti. Scopri di più

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