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Fatturazione Elettronica: un input per processi aziendali più “digital”

12 Febbraio 2019

L’avvio della fattura elettronica obbligatoria è ormai alle spalle, dal 1° gennaio gli operatori di mercato sono attivi nelle operazioni di invio e ricezione; ma si tratta solo dell’inizio della vera trasformazione.

Nell’intervista a Maria Marchese, Business Process Design Consultant di Intesa (Gruppo IBM), abbiamo fatto il punto sulla trasformazione dei processi digitali connessi ai progetti di fatturazione elettronica B2B.

Possiamo considerare ormai superato l’obbligo e concluse le fasi implementative e di adeguamento da parte delle aziende e dei provider che hanno supportato la grande svolta digitale?

L’effettivo obbligo normativo è assolto, salvo particolari situazioni tutt’ora all’attenzione degli enti preposti. Tutti gli operatori coinvolti si sono attrezzati per inviare e ricevere le fatture in modalità elettronica interagendo con il SdI, spesso attraverso provider in grado di efficientare le operazioni.

L’avvio del 1° gennaio però può essere considerato solo il punto di partenza, la punta dell’iceberg, in un contesto molto più ampio sul quale finalmente le aziende possono concentrarsi per far fruttare positivamente gli effetti della fatturazione elettronica, portando la digitalizzazione dei processi aziendali ad un livello successivo.

La fattura elettronica, rendendo disponibili dati strutturati e certezza della tracciatura, agevola e ottimizza la gestione dei rapporti con clienti e fornitori; è di fatto un fattore abilitante cruciale per la riduzione dei tempi di elaborazione e diffusione dei dati stessi nelle diverse applicazioni che li gestiscono.

Il focus si sposta quindi inevitabilmente sui processi interni dell’azienda, in particolar modo su quello inerente alla fatturazione passiva. Tra i vari passaggi della supply chain, il ciclo passivo rappresenta infatti un processo con possibili criticità, in considerazione della natura frammentata dello stesso e delle innumerevoli relazioni che questo comporta nello svolgimento delle attività operative quotidiane e nel rapporto con le controparti.

Si tratta di un processo la cui completa digitalizzazione può portare significativi recuperi di costi ed efficienza.

In che modo quindi l’azienda può sfruttare appieno l’elevato valore digitale intrinseco e gestionale della fattura elettronica?

Partiamo dall’assunto che la fattura è il punto nodale delle relazioni commerciali nel mondo del business.

La fattura è originata o comunque strettamente legata ad un altro documento che è l’ordine; determina o si realizza con una consegna di merce certificata da un Documento di Trasporto; spesso si conclude con un pagamento o è portata allo sconto; a volte la fattura può essere inoltre condizionata da eventi che intervengono dopo l’avvenuta vendita.

L’ottimizzazione di ognuno di questi passaggi consente di per sé un efficientamento ma il vero vantaggio lo si ottiene attraverso una correlazione di questi flussi che consente di abbattere gli errori, di ridurre i tempi e di aumentare il controllo ma soprattutto la trasparenza, il vero vantaggio che la digitalizzazione porta con sé.

Ciò detto, la gestione automatica del flusso strutturato è quindi la chiave di partenza per portare le informazioni presenti in fattura all’interno dei propri sistemi ed utilizzarle come “patrimonio di base” per le elaborazioni di processo, viste in una logica unitaria ed omogenea.

Il formato elettronico XML delle fatture consente una gestione molto più rapida della contabilizzazione che può essere di fatto automatica sulla maggior parte dei sistemi contabili gestionali.

Al contempo i dati possono essere utilizzati come chiave di riconciliazione tra step differenti di processo, quindi per legare la procedura d’acquisto a quella di consegna della merce acquistata, l’ordine e i documenti di trasporto.

Come appurato anche da esperienze concrete con i nostri clienti, i dati della fattura costituiscono senza dubbio un input per avviare i workflow collaborativi interni che, coinvolgendo le diverse figure aziendali, ognuna per competenza e per ruolo specifico, intervengono nelle varie fasi di verifica, di arricchimento delle informazioni (laddove le informazioni del xml non siano sufficienti ai fini gestionali), nella gestione delle eccezioni e fino alla riconciliazione ed approvazione interna ai fini del pagamento delle fatture.

Tutto ciò oltre a riguardare le fatture elettroniche deve poter essere applicato anche alle fatture che non rientrano ancora in un perimetro “digital” ma che necessariamente devono seguire lo stesso iter.

 


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