Perché è bene scegliere un Conservatore Accreditato?

17 agosto 2017

La conservazione elettronica a norma di Legge dei documenti aziendali necessità di sicurezza sotto ogni aspetto.

Con la conservazione elettronica dei documenti si trasformano le modalità di archiviazione; si passa dalla mera attività fisica di conservazione dei faldoni cartacei in archivio, ad un Sistema Digitale ben regolamentato.

Ogni azienda ha la possibilità di procedere autonomamente alla conservazione digitale dei propri documenti oppure di demandare la gestione a società terze.

Nella modalità outsourcing la scelta del Conservatore è il primo passo verso l’implementazione di un Sistema sicuro, che garantisca la piena tutela dei dati.

La normativa è intervenuta in merito e le Regole Tecniche , approvate il 3 dicembre 2013, sono state un punto di svolta per la conservazione. Questo Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (DPCM) ed il Decreto del Ministero Economia e Finanze del 17 giugno 2014 (DMEF) definiscono il processo di conservazione digitale a norma di Legge. La procedura informatica relativa all’emissione, alla conservazione ed all’esibizione dei documenti rilevanti ai fini fiscali è disciplinata con un chiaro e diretto riferimento alle Regole Tecniche del CAD. Il CAD, ovvero il Codice dell’Amministrazione Digitale, è il riferimento fondamentale per le tematiche di dematerializzazione, conservazione digitale a norma e fatturazione elettronica. Esso ha lo scopo di assicurare e regolare la disponibilità, la gestione, l’accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell’informazione in modalità digitale.

Le disposizioni di Legge prevedono, quindi, l’esecuzione di un processo organizzativo ed informatico. Grazie a queste impostazioni si innalza il livello di sicurezza e di affidabilità dei Conservatori Accreditati. È stato anche predisposto un Albo, il quale vigila sulle attività svolte e conduce audit sugli enti accreditati certificandone la qualifica e la qualità.

La Conservazione Elettronica in sostituzione dei vecchi archivi cartacei ha innumerevoli benefici. Affidarsi ad un Conservatore Accreditato vuol dire avere la garanzia di:

  • Assicurarsi soluzioni tecniche di elevata sicurezza e tecnologicamente avanzate;
  • Avvalersi di un’infrastruttura certificata e protetta, per avere la garanzia di prevenire attacchi da parte di hacker;
  • Usufruire di una piattaforma performante al fine di elaborare rapidamente i dati sia durante la conservazione che durante la consultazione;
  • Avere sistemi di disaster recovery e procedimenti che impediscano la perdita di dati e il pronto intervento in caso di necessità;
  • Avere un team di esperti di normative, tecnologia e processi, a disposizione per mantenere la compliance su quanto richiesto dalle Leggi;
  • Avere gli adempimenti di controllo ed il monitoraggio costante garantiti per tutti gli anni di durata della Conservazione (almeno 10 anni per i dati fiscali).

L’azienda che decide di affidarsi ad un Conservatore Accreditato, firma un contratto in cui delega a quest’ultimo la gestione dei propri documenti. Il Conservatore Accreditato che riceve l’affidamento dal cliente diviene Responsabile della conservazione: ha il compito di assicurare una corretta gestione dei pacchetti di versamento e dei pacchetti di archiviazione, secondo le modalità descritte nella normativa e declinate nel Manuale della Conservazione.

I documenti conservati da aziende non certificate, in quanto non verificate da Enti preposti, possono presentare difetti nel processo di conservazione esponendo l’azienda cliente a possibili sanzioni.

È utile vagliare attentamente tutti questi aspetti prima di affidarsi ad un’azienda piuttosto che un’altra per la conservazione elettronica dei documenti. Di seguito troverai alcuni pratici consigli per scegliere il Conservatore dei tuoi documenti digitali.

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