Che cos’è una comunicazione certificata (SERC) e come inviarla

Si può garantire il valore probatorio di semplici SMS ed e-mail?

I servizi di comunicazione certificata (SERC) sono definiti da eIDAS e permettono di inviare comunicazioni in formato semplice (e-mail e SMS) garantendone la consegna e il valore legale.

In questo articolo scoprirai:

La PEC è da tempo uno strumento molto importante per certificare l’invio delle comunicazioni, utilizzata soprattutto tra professionisti, PMI e Pubbliche Amministrazioni. Ma quando è necessario comunicare su “larga scala” e rivolgersi al pubblico di consumer, usare una PEC potrebbe risultare poco efficace: se si invia una PEC a un indirizzo e-mail “ordinario”, infatti, non si avrà la certezza della consegna.

Come possono le aziende con molti clienti assicurarsi che le comunicazioni inviate con semplici e-mail e SMS vengano ricevute, ottenendo una prova di consegna? Il regolamento europeo eIDAS viene incontro a questa necessità, definendo il “servizio di recapito certificato” o SERC. Vediamo quindi di seguito cos’è una comunicazione certificata (o recapito certificato) e perché può essere molto utile al business.

Cos’è una comunicazione certificata 

Il recapito certificato è definito nell’art. 2 comma 1 n. 36 del regolamento europeo eIDAS come “un servizio che consente la trasmissione di dati fra terzi per via elettronica e fornisce prove relative al trattamento dei dati trasmessi, fra cui prove dell’avvenuto invio e dell’avvenuta ricezione dei dati, e protegge i dati trasmessi dal rischio di perdita, furto, danni o di modifiche non autorizzate”.

In breve, una comunicazione certificata si può definire come una “raccomandata senza ricevuta di ritorno”, ovvero come una comunicazione elettronica (di qualsiasi tipo, quindi e-mail e SMS compresi) che “registra” il contenuto della comunicazione, giorno e ora di invio del mittente e giorno e ora di ricezione da parte del destinatario. Inoltre, all’articolo 43 il regolamento eIDAS afferma che “Ai dati inviati e ricevuti mediante un servizio elettronico di recapito certificato non sono negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della loro forma elettronica o perché non soddisfano i requisiti del servizio elettronico di recapito certificato qualificato”, confermando il valore probatorio di questo strumento.

Che differenza c’è tra il recapito certificato (SERC) e la PEC

Una PEC, abbiamo visto, può essere inviata a un’e-mail “standard”, ma così facendo non si potrà ottenere la certezza e la ricevuta di consegna. La PEC sarà così molto simile a una mail ordinaria e perderà il suo valore probatorio. Con gli SMS, le e-mail e le notificazioni certificate si avrà la certezza dell’avvenuta consegna anche utilizzando questi canali di comunicazione semplici e molto diffusi.

Valore probatorio delle comunicazioni certificate

Perché dunque le comunicazioni certificate (SERC) hanno valore probatorio? Proprio perché ne viene registrata e conservata ogni “azione” riferita all’invio di quella comunicazione: il contenuto, IP di mittente e destinatario, la data e l’ora di invio, la consegna e la prova di consegna. Ognuna di queste informazioni viene quindi memorizzata nel file di Audit Log, un file pdf che può essere facilmente scaricato dal servizio stesso e viene automaticamente sigillato con un Sigillo Elettronico Qualificato (QeSEAL). In questo modo verrà garantita anche l’integrità e l’immodificabilità del documento di Audit Log.

Come funzionano le comunicazioni certificate

Per inviare una comunicazione certificata è necessario affidarsi a una terza parte che avrà il ruolo di certificatore dell’invio e del contenuto della comunicazione. Intesa, a Kyndryl Company, oltre ad offrire un servizio di comunicazione certificata integrabile facilmente con tutti gli ambienti IT via API, è Qualified Trust Service Provider eIDAS e assicura un alto livello di compliance normativa.

Come inviare comunicazioni certificate

Ecco come inviare un SMS o una mail certificata:

1. Comporre il testo dell’e-mail o dell’SMS: è possibile fare un invio singolo o massivo, inserire link o allegati e tag personalizzati
2. Invio: L’SMS con il link viene inviato al destinatario selezionato o al gruppo di destinatari. Il contenuto viene registrato e certificato. Viene registrata la data e l’ora di invio.
3. Spedizione: il contenuto viene registrato e certificato e ne viene registrata la data e l’ora di invio. Vi è un tentativo di invio che viene certificato. In caso di errore o mancata consegna vengono effettuati altri tentativi.
4. Archiviazione: tutte le prove del processo sono visionabili e accessibili. È possibile scaricare un file di Audit Log che viene automaticamente sigillato con sigillo elettronico qualificato