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Digitalizzare i documenti e automatizzare i processi di business grazie al DTM

29 Agosto 2019

Il Digital Transaction Management consente di razionalizzare i processi aziendali attraverso transazioni documentali completamente digitali e sicure grazie all’integrazione con sistemi di firma elettronica e conservazione.

La razionalizzazione e digitalizzazione dei processi aziendali è sempre più pervasiva. I percorsi di trasformazione digitale consentono alle aziende di sfruttare a proprio vantaggio la rapidità di esecuzione offerta delle tecnologie digitali, l’automazione dei processi e i benefici derivanti da una complessiva riduzione dei costi.

Il motivo dei crescenti investimenti delle aziende in questo ambito risiede inoltre nei diversi vantaggi che si possono ottenere da una ‘azienda intelligente’: è possibile incrementare il fatturato e il profitto, ridurre i problemi legati alla gestione dei documenti cartacei, snellire le interazioni con i clienti, i partner e i fornitori, ottimizzare le operations in modo conforme alle norme, ridurre i costi di transazione e migliorare la user experience degli utenti.

Quali sono gli strumenti per trasformare ed evolvere i processi paper-based?

Il DTM – Digital Transaction Management – rappresenta una nuova categoria di servizi cloud progettati per gestire digitalmente le transazioni basate su documenti. Il DTM sfrutta sistemi informatici anziché cartacei per gestire transazioni che coinvolgono persone, documenti e dati, contribuendo a disegnare processi più veloci, semplici, convenienti e sicuri. La dematerializzazione dei documenti riguarda l’intero processo end-to-end: dalla creazione del contenuto, al controllo della completezza e correttezza delle informazioni, all’apposizione della firma digitale, all’autenticazione, al trasferimento del documento e delle certificazioni, alla conservazione a norma delle transazioni e dei documenti correlati.

Il DTM, integrandosi con i sistemi e gestendo i flussi in modo sicuro e conforme, consente di eliminare la carta e le inefficienze che ne derivano, come i lunghi tempi di attesa (dovuti alla redazione del documento, all’apposizione della firma da una o più part, all’inoltro all’azienda, ecc.), gli errori dovuti dalla gestione manuale e la mancanza di una visione complessiva del workflow (non sapere, ad esempio, chi ha in gestione il documento e a che punto del processo si trovi).

 

La digitalizzazione semplifica i processi aziendali e li rende nettamente più efficienti

Le aziende stanno investendo moltissimo al fine di digitalizzare i documenti, modernizzare i propri sistemi e automatizzare i processi. Entro il 2020, il 65% delle imprese avrà rivisto i propri processi documentali con particolare attenzione alla creazione e all’interscambio automatizzati*.

Fino ad oggi, gli investimenti in digitale sono stati principalmente focalizzati sui ‘sistemi di coinvolgimento’ – ovvero la collaborazione ed interazione tra l’azienda e la propria rete di fornitori, partner e clienti – e sui ‘sistemi di registrazione e catalogazione’ come CRM ed ERP – principali fonti di dati di business. Oggi cresce l’esigenza delle aziende di adottare soluzioni per la gestione end-to-end di documenti intesi come accordi tra più parti e contratti, definiti anche Systems of Agreement** – sistemi atti alla preparazione, firma e gestione dei documenti, intesi come accordi tra più parti e contratti. La firma digitale, vista come servizio puntuale oppure la digitalizzazione del singolo documento, infatti, non sono in grado di fornire lo stesso valore che ha la dematerializzazione di un intero processo di business.

 

Cosa sono e come gestire al meglio i Systems of Agreement

Systems of Agreement sono il punto di collegamento per i processi che coinvolgono più sistemi e funzioni aziendali, sia interne che esterne: contratti di vendita, offerte di lavoro per risorse umane, accordi legali e centinaia di altre tipologie di accordi e contratti. Attraverso la digitalizzazione e l’integrazione di questi con i sistemi di interazione e collaborazione, oppure CRM ed ERM, l’azienda potrà interfacciarsi con clienti, partner e fornitori in maniera più lineare: i sistemi sconnessi e i processi manuali saranno sostituiti da workflow integrati e automatizzati.

Una precisazione va fatta sugli accordi e i documenti contrattuali, che differiscono dagli altri documenti, in quanto devono sottostare a normative particolari che possono cambiare in base al luogo, alla tipologia di accordo, ecc. Tutti questi vincoli, compresi la modalità di firma e di conservazione a norma, possono essere gestiti in maniera digitale tramite specifici processi e sistemi, che consentiranno di preparare, firmare e gestire il documento lungo l’intero processo.

Ad esempio, per emanare i termini di un accordo è necessario estrarre le informazioni (ordini di lavoro, inventari di acquisto, pagamenti, ecc.) da diversi sistemi, allertando clienti, dipendenti e partner dei vari passaggi a cui è stato sottoposto il documento, che dovrà poi essere gestito e conservato. Oppure, in relazione ad un processo di vendita, vi è l’esigenza di redigere un’offerta o contratto, spedirlo al cliente che lo restituirà all’azienda firmato. La stessa dovrà poi gestirlo a livello amministrativo.

Spesso la gestione manuale di questi processi può causare inefficienze, rallentamenti ed errori. I sistemi di Digital Transaction Management consentono di ottenere molteplici benefici in termini di gestione meno onerosa dei processi, riduzione tempi e ritorni economici. Le relazioni stesse con clienti, partner e fornitori vengono migliorate.

Il DTM, e in generale la digital transformation, sono quindi la via per innovare e trasformare i processi di business, acquisendo competitività sul mercato e migliorando la customer experience.

 

*Fonte: The Aragon Research Tech Spectrum for Workflow and Content Automation, 2018: The Document Revolution

**Fonte: DocuSign Whitepaper: The Rise of Modern Systems of Agreement