“Il luogo di conservazione delle scritture contabili digitali”

29 luglio 2015

Alcune considerazioni espresse recentemente in merito al tema del “luogo di conservazione delle scritture contabili digitali”.

Spesso ci troviamo di fronte ad alcuni dubbi espressi dai nostri Clienti.

Ecco quindi pubblicate alcune considerazioni espresse recentemente in merito al tema del “luogo di conservazione delle scritture contabili digitali”. In sintesi proponiamo i punti salienti sull’argomento, con riferimento allo studio Commissione Information Technology dell’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Novara.

Luogo di conservazione delle scritture contabili digitali

La tematica relativa all’indicazione della sede/Data Center dell’outsourcer come luogo di tenuta/conservazione delle scritture contabili è stato recentemente dibattuto e sono stati pubblicati diversi articoli anche di vario orientamento. A tal proposito, sono quindi numerosi e legittimi i dubbi emersi e sollevati dalle aziende e dagli operatori del settore (ufficialmente ancora non chiariti dall’Agenda Digitale Europea).

Il recente studio (maggio 2015) della Commissione Information Technology dell’Ordine dei Commercialisti di Novara, considera in sintesi “non necessario l’adempimento in questione” (a meno che non si tratti di fatture elettroniche conservate in uno stato estero).

Non dovrebbe, quindi, essere necessario indicare la sede e/o il Data Center dell’outsourcer come luogo di conservazione dei dati. Questo perché vi è la possibilità dell’azienda stessa di disporre di un accesso ai dati conservati attraverso collegamento via portale web o attraverso un supporto fisico di memorizzazione nel luogo di conservazione già comunicato all’ADE (tipicamente la sede dell’azienda, ma potrebbe essere il commercialista etc).

In altre parole vi è quindi la possibilità di verificare firme e marche direttamente online sull’archivio, nonché stampare su richiesta i dati. La condizione necessaria, però, è che sia assicurato l’accesso ai documenti e loro esibizione dal luogo di conservazione dichiarato. Si tratta di un aspetto fondamentale e rilevante in caso di ispezioni e verifiche.

Luogo-di-conservazione-delle-scritture-contabili-digitali

Il DMEF 17/06/2014 all’art. 5 comma 2 afferma che: “in caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto ai sensi dell’art. 35, comma 2,  lettera d, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633”.

E’ opportuno considerare che l’indicazione dell’effettivo “luogo di conservazione dei documenti”, dove questi sono memorizzati fisicamente, quindi ad esempio la località in cui sono situati i server, non consentirebbe di rispondere al bisogno di consultare i documenti trattandosi spesso di Data Center, ovvero di strutture non orientate e predisposte per l’accessibilità dei dati da parte dell’utente in loco.

Entriamo nel merito con alcuni frequenti quesiti:

  • E’ necessario indicare la sede legale del conservatore o il luogo dove invece risiedono fisicamente i dati (quindi Data Center che spesso non coincide con la sede, come nel nostro caso)?

Non è strettamente necessario. In ogni caso non è chiaro se sia opportuno indicare la sede legale del conservatore dove i documenti possono essere esibiti al pari della sede legale del Cliente, piuttosto che il luogo di memorizzazione fisica dei dati (Data Center) dove però l’esibizione non è spesso consentita.

  • Il concetto di tenuta delle scritture può essere inteso in modo disgiunto da quello di conservazione?

Sì, molti soggetti che hanno affidato in outsourcing la conservazione elettronica dei documenti non hanno effettuato la comunicazione in quanto tutti i documenti fiscali sono sempre disponibili presso la sede legale ed amministrativa dell’azienda sia in termini di consultazione (tramite supporti e/o accesso web) sia in termini di presenza fisica con consegna di supporto di memorizzazione annuale a chiusura dell’esercizio.

  • E’ necessario che l’outsourcer fornisca ai Clienti l’attestazione in cui dichiara la tenuta e la conservazione delle scritture contabili (ai sensi dell’art. 33 del D.P.R. n. 600/73 e dell’art.52, 10° comma, del D.P.R. n.633/1972)?

No, non è strettamente necessario. E’ necessario nel caso in cui l’azienda abbia deciso comunque di indicare la sede legale o Data Center dell’outsourcer come luogo di tenuta e conservazione delle scritture contabili nei modelli di comunicazione AA7/AA9. In questi casi l’attestazione rilasciata da Intesa distingue il luogo di memorizzazione digitale dei dati (Data Center) da quello della sede legale (ove è possibile l’esibizione allo stesso modo di come avviene presso l’azienda stessa). Ciò al fine di esprimere la netta distinzione dei luoghi e delle finalità che possono essere perseguite, anche se purtroppo la normativa non ha ancora espresso chiaramente tale necessità che sarebbe auspicabile in considerazione dell’evoluzione del contesto tecnologico rispetto alle norme di riferimento. La scelta circa l’eventuale indicazione di Intesa come luogo di conservazione (sede legale oppure Data Center) rimane comunque a carico del Cliente.

 

DOCUMENTAZIONE: IL LUOGO DI CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI

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