Come garantire l’operatività aziendale ai tempi del Coronavirus

Le aziende rispondono al COVID-19 con la firma elettronica, il DTM e la gestione documentale

Com’è possibile garantire il riconoscimento di un cliente, avviare una pratica, stipulare un contratto, attivare un processo approvativo per l’acquisto di beni e servizi aziendali, riducendo il contatto umano, mantenendo, anzi, migliorando l’efficienza?

L’emergenza sanitaria provocata dal Coronavirus sta comportando una crisi socio-econimica senza precedenti. Per poterla affrontare le aziende devono velocizzare l’applicazione dei propri piani di Business Continuity e revisionare le operations.

È arrivato il momento di comprendere che questa emergenza sta cambiando e cambierà le abitudini delle aziende e dei cittadini, con ripercussioni sui modi di lavorare e di vivere.

Solo dopo avere compreso ciò, analizzato il contesto, identificato i nuovi bisogni interni ed esterni all’azienda (metodi di collaborazione con partner e fornitori, relazione con i clienti) è possibile effettuare delle scelte strategiche, che consentiranno di risolvere situazioni critiche di oggi indirizzando esigenze di domani.

Con il COVID-19 emergono nuovi bisogni

Le aziende rimaste operative si stanno trovando a gestire una situazione senza precedenti e hanno dovuto modificare profondamente il proprio business e la propria operatività.

Si pensi alla riduzione della presenza dei dipendenti nelle sedi di lavoro, dagli sportelli delle filiali bancarie alle concessionarie di automobili, e all’adozione dello smart working più o meno diffuso e maturo per tutti quei contesti che ne contemplano l’impiego.

Sebbene molte attività non possano più essere svolte in ufficio o a contatto con il pubblico, l’operatività aziendale, in alcuni casi, non può fermarsi e i servizi devono essere garantiti; ma come?

Come si può mantenere, o meglio, migliorare l’efficienza dei processi di riconoscimento dei clienti, l’attivazione di pratiche, le firme di contratti, l’approvazione di acquisto di beni e servizi, riducendo il contatto umano?

Come si può essere operativi, nonostante il Coronavirus?

Attivando una strategia di Business Continuity, investendo nella digitalizzazione degli strumenti e dei processi lavorativi, diventa possibile garantire l’operatività e trarre vantaggi non solo nel breve, ma anche nel medio e lungo termine.

Moltissime aziende, di ogni settore industriale, si stanno attrezzando per essere efficienti anche lavorando da remoto. Ma perché questo sia possibile è necessario che i processi aziendali interni ed esterni siano digitalizzati, adottando soluzioni che velocizzino i processi lavorativi e i cicli approvativi.

Adottando sistemi di Digital Transaction Management e di gestione documentale, integrati con i processi di firma elettronica e digitale, infatti, è possibile creare, scambiare e firmare i documenti, garantendone la validità giuridica. Tramite una definizione e gestione dei flussi approvativi dei documenti, si facilita la collaborazione tra colleghi e aziende, anche in questo momento contraddistinto da evidenti limitazioni operative.

Quali sono le reazioni delle aziende? Come si stanno attrezzando i principali operatori in ambito industria e servizi?

Automotive

Nel settore Automotive uno dei principali bisogni è quello di favorire e velocizzare i processi di acquisto o noleggio di auto, mettendo i propri dipendenti nelle condizioni di lavorare da remoto e fornendo ai propri clienti delle soluzioni che consentano di non doversi recare fisicamente in concessionaria per la ricerca dell’auto, la compilazione dei moduli, la richiesta di un eventuale finanziamento e la firma del contratto.

Ciò che molte aziende dell’Automotive stanno studiando è quindi un sistema per creare un processo digitale, reso possibile con l’adozione della firma elettronica e l’implementazione di workflow documentali.

 Financial Services

Per quanto riguarda l’ambito bancario, gli istituti finanziari stanno accelerando l’adozione di strumenti di Digital Onboarding che integrano processi di sottoscrizione di accordi e identificazione avanzata degli utenti, anche attraverso tecniche di riconoscimento che fanno uso dell’intelligenza artificiale per migliorare la user experience.

Tramite la self recognition, infatti, è possibile automatizzare l’intero processo di onbording del cliente. L’identificazione e riconoscimento avvengono tramite tecniche di comparazione tra i tratti biometrici del volto presente nel video con la foto del documento di identità.

Secondo il Rapporto ABI Lab 2020, la digitalizzazione va intesa come creazione di processi digitali che rendono superflua la produzione di documenti cartacei. “Il processo di Digital Onboarding assume quindi un ruolo chiave nella trasformazione dei lead e nella raccolta di informazioni (inclusa l’anagrafica) dei clienti”. Dai dati raccolti, emerge che “il 56% delle banche già offre questo servizio, che sarà adottato dal 95% delle banche entro il 2021”.

Emerge inoltre una forte attenzione da parte degli istituti bancari nei confronti di progetti sui prestiti e conto depositi, si stima che il 60% delle banche avvii questa tipologia di progetti entro il 2020 per gestire lo scenario creato dal Coronavirus.

Favorire e velocizzare le richieste legate a prestiti, mutui e prestazioni, diventa sempre più urgente. Si pensi alle richieste di sospensione del mutuo a seguito del COVID-19 o di attivazione di policy assicurative per fare fronte al coronavirus.

Ecco che, anche in questi casi, sono necessari sistemi di firma elettronica e di creazione di processi per la gestione dei documenti.

Real estate

Anche dal mercato immobiliare sta emergendo la necessità di trovare sistemi con cui stipulare contratti di vendita e locazione da remoto. Tramite sistemi certificati e l’uso della firma elettronica, che conferisce valore probatorio, è possibile gestire queste casistiche senza produrre carta e senza recarsi in ufficio.

GDO

Il mondo GDO, sempre più digitalizzato, necessita di sistemi in grado di gestire i magazzini, le relazioni con tra i fornitori e i documenti con loro scambiati. È sempre più importante che richieste di acquisto, bolle, fatture siano digitalizzate e inserite all’interno di processi in grado di integrare la firma elettronica con la gestione dei documenti.

Energy e utilities

Gestire i rapporti con i clienti, soprattutto in questo periodo, può diventare complicato, ma tramite sistemi di firma elettronica, integrati ai workflow di Digital Transaction Management è possibile riconoscere e accertare l’identità di una persona, creare dei documenti, quali i contratti, e sottoscriverli, garantendone la valenza probatoria.

Services

In ambito services, oltre all’uso della firma elettronica, che consente di digitalizzare i processi di attivazione dei contratti, e dei processi di digital onboarding, si stanno studiando delle soluzioni in grado di riconoscere l’identità di una persona tramite il timbro vocale. Questo sistema di voice recognition consentirebbe non solo di attivare un voice bot al quale è possibile effettuare delle richieste, ma anche di autorizzare dei pagamenti.

Dovendo lavorare da remoto, diventa sempre più urgente implementare soluzioni digitali di riconoscimento, firma, sottoscrizioni dei contratti, gestione dei documenti che siano incluse in dei veri e propri flussi aziendali.

Adottare soluzioni digitali consente quindi di lavorare in modo efficiente anche nella situazione contingente, mantenendosi in stretto contatto con i clienti ed assicurando la continuità del business aziendale.